Op 27 september 2020 is het UBO (Ultimate Beneficial Owner) register in werking getreden.

Er is een overgangsfase aangebroken van 18 maanden waarin de desbetreffende ondernemingen de tijd hebben om het register te vullen. Dit gebeurt bij de Kamer van Koophandel (KVK). Rechtspersonen hebben tot 27 maart 2022 om hun uiteindelijke belanghebbenden te registeren.

Gedurende de aanloop naar de implementatie in de wetgeving is de VBIN actief betrokken geweest door reactie te geven op de consultatie, gesprekken te voeren met MinFin, de KvK en uiteraard ook met DNB.

Vanuit de sector hebben we reeds eerder onze zorgen geuit over het feit dat het UBO-register enkel als lastenverzwaring wordt ingezet. Terwijl het in een andere opzet een uitstekende aanvulling kan zijn in het cliëntenonderzoek dat de financiële sector uitvoert om witwassen en andere vormen van onwenselijk gedrag, tegen te gaan.

De lastenverzwaring komt voort uit de volgende punten:

1. Betaalinstellingen worden verplicht om ook in de overgangsfase iedere aanvraag tegen de gegevens in het register te toetsen, terwijl dit register zeer beperkt gevuld is. De registratie plichtige partijen hebben immers een periode van 18 maanden gekregen en zullen zich naar verwachting ook niet snel gaan registreren.
2. De zeer beperkte mogelijkheden tot automatisering van zowel het raadplegen als het terugmelden van inconsistenties tussen de registratie bij de KvK en de opgave van de cliënt in de aanvraag voor de betaaldiensten. Betaalinstellingen hebben hun processen zoveel als mogelijk geautomatiseerd om daarmee kosten te besparen. De KvK heeft een handmatig ‘toets- en meldportaal’ opgezet, zonder dat verdere automatisering mogelijk is, terwijl het gebruik van APIs tegenwoordig de standaard is.
3. De missende notificaties vanuit de Kvk indien UBO-gegevens bij de KvK zijn gewijzigd. Betaalinstellingen informeren de KvK wel bij inconsistenties bij de onboarding en de doorlopende monitoring maar de KvK doet geen meldingen richting de betaalinstelling indien gegevens gewijzigd zijn. Deze terugmeldingen kunnen enorm bijdragen aan het tijdig signaleren van wijzigingen in het risicoprofiel van een cliënt.
4. De kostenstijging die dit voor betaalinstellingen met zich meebrengt. De kosten zijn niet beperkt tot de vergoeding voor de inzage van het UBO-register (€ 2,50 per toetsing) maar omvat het totaal van extra inspanningen die betaalinstellingen moeten verrichten onder de huidige omstandigheden.
5. De beperkingen die de KvK heeft opgelegd om het register te raadplegen en deze informatie geaggregeerd commercieel aan te bieden (gecombineerd met andere bedrijfs- en kredietinformatie). Hiermee is allereerst een alleenrecht/monopolie positie van de KvK op de informatie ontstaan en het beperkt veel betaalinstellingen om gebruik te maken van hun huidige betrouwbare informatiekanalen. Het forceert instellingen om aanzienlijke extra kosten te maken tijdens het cliëntonderzoek.

Bovenstaande zaken hebben geleid tot de volgende standpunten bij de VBIN en haar leden:

• Het raadplegen het UBO-register als onderdeel van het cliëntenonderzoek bij betaalinstellingen zal pas zal worden uitgevoerd na de overgangsfase van 18 maanden, te weten vanaf 27 maart 2022. Indien tijdens de overgangsfase inconsistenties worden aangetroffen in het UBO-register zullen deze wel actief worden teruggemeld. Het niet aanwezig zijn / gevuld zijn van het UBO register is geen inconsistentie en zal geen terugmelding opleveren door de instelling.
  
• VBIN blijft in gesprek met de KvK, het Ministerie van Financiën en de UBO raad over:
  • Het realiseren van een register dat bijdraagt aan het cliëntonderzoek en niet enkel een lastenverzwaring inhoudt;
  • Het oplossen van de technische beperkingen van het register;
  • Het verlagen van de kosten voor het raadplegen van het register;
  • Het toegankelijk maken van het register voor aggregerende partijen voor integrale en betrouwbare bedrijfsinformatie